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グループウエアで社内スケジュールもラクラク管理！【ペンギンオフィス2】を活用しよう！

社内のスケジュール調整は全体を把握していないと難しいもの。今回は、スケジュールが一目でわかる、グループウエアについて触れてみたいと思います。

グループウエアとは

グループウエアとは、社内LANやインターネット上で社員のスケジュール管理や情報共有を行うことで業務の効率化を支援するソフトウェアをいいます。

CPIのグループウエア【ペンギンオフィス 2】では、スケジュール管理はもちろん、社内設備の予約機能や備忘録、ワークフローの設定やタイムカード機能まで搭載。グループウエアとしての機能をほぼ網羅しており、手帳を眺めているような感覚で、簡単に利用できます。

CPIのグループウエア【ペンギンオフィス2】を活用しよう！

CPIのグループウエアはインストールも簡単。サーバー管理ツール「コントロールパネル」にログインして、インストールしたいディレクトリを指定し、「インストール」ボタンをクリックするだけです。CPIのレンタルサーバーサービスをご利用いただいている方なら、もちろん無料でご利用いただけます。

グループウエアのいちばん大きな機能はスケジュール管理。ペンギンオフィス2には、「予定表」というスケジュール管理機能が搭載されています。

この「予定表」は、1週間分の予定を横軸とし、ユーザーが一列に並んで表示され、各ユーザーの予定を一覧で把握できます。「予定表」に各ユーザーの予定を入れておくことで、離席している社員の所在もはっきりします。その人宛に電話があったとしても、戻る時間がわかれば、「○時に折り返し連絡を差し上げます」、とスマートな対応も可能です。

「予定表」では、各ユーザーが他のメンバーと予定を共有したり、利用する施設などと連動させることもできます。「予定表」の登録後には、該当ユーザーに登録内容をメールで送信することもできます。たとえば、ユーザー3名で会議を行う場合、3名の中の誰かが、「予定表」に会議の時間、場所、内容を選択したうえで、共有するメンバーを指定して登録することで、3人のスケジュールに同じ内容が登録される、といった形です。登録後に各メンバーにメールを送信する設定にしておけば、通達もスムーズに行えます。さらに、施設予約とも連動しているので、あらかじめ予約を入れておく事で会議室の利用が他の人と重複することもありません。

「予定表」以外にも、「伝言メモ」を使えばペンギンオフィス2の中だけではなくPCや携帯電話等にもメールを送信できたりと、社内の通達もスムーズに行える機能を満載しています。

ユーザー数は1000名まで対応。ぜひ、業務の効率化に【ペンギンオフィス2】を導入してみてください！